Mengenal Business Process Automation, Jenis & Manfaatnya
Apa Itu Business Process Automation (BPA)?
Business Process Automation (BPA) adalah penggunaan perangkat lunak automation untuk menggantikan, mengontrol atau mengotomatisasi proses bisnis repetitive. Sehingga mengurangi atau menghilangkan proses yang tidak menambah nilai atau memiliki potensi human error yang tinggi. Umumnya, solusi BPA cenderung kompleks, terhubung ke beberapa sistem information technology (IT) perusahaan, dan disesuaikan secara khusus untuk kebutuhan organisasi.
Sudah umum bagi organisasi untuk menerapkan Business Process Automation sebagai bagian dari strategi transformasi digital, untuk merampingkan alur kerja mereka dan beroperasi lebih efisien dalam mencapai tujuan organisasi tertentu, seperti menghasilkan produk, mengasimilasi karyawan baru, atau mendatangkan pelanggan baru.
BPA memanfaatkan berbagai teknologi canggih, termasuk automation tools, artificial intelligence, dan platform cloud. Selain itu, kapabilitas Business Process Automation sering digunakan meliputi area enterprise apps popular seperti ERP Software, human capital management systems dan tools lain yang menerapkan praktit terbaik di industri.
3 Jenis Business Process Automation (BPA)
Task Automation
Ketika perangkat lunak meminimalkan tugas manual karyawan, meningkatkan akurasi dan konsistensi alur kerja, ini digambarkan sebagai task automation. Misalnya, robotic process automation bertugas mengotomatiskan proses payroll perusahaan yang memungkinkan human resources department mereka untuk fokus membangun tim dan aktivitas terkait lainnya. Contoh lain dari task automation di tempat kerja termasuk menjadwalkan posting media sosial, email automation, membuat dokumen, dan validasi invoice.
Task Automation memungkinkan pekerja untuk menghabiskan lebih banyak waktu mereka pada aktivitas yang menciptakan nilai bagi perusahaan, seperti memecahkan masalah, meningkatkan proses, dan merawat hubungan dengan konsumen. Sejalan dengan ini, mengurangi kejenuhan dan keletihan yang datang dari menyelesaikan tugas yang sama berulang-ulang.
Yang terpenting, task automation menyederhanakan proses manual dan meminimalkan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan untuk menghasilkan hasil tertentu, serta mendukung proses yang lebih efisien.
Workflow Automation
Workflow Automation mengacu pada desain, eksekusi, dan otomatisasi serangkaian tugas berdasarkan aturan bisnis yang telah ditentukan sebelumnya. Dalam beberapa alur kerja, setiap tugas dapat diotomatisasi. Namun, pada sebagian alur kerja beberapa tugas akan otomatis sementara yang lain (biasanya yang membutuhkan pemikiran kritis atau keterampilan pengambilan keputusan) akan ditangani oleh karyawan.
Selanjutnya, dalam memulai workflow automation, organisasi terlebih dahulu mengidentifikasi tugas yang membentuk pekerjaan tersebut. Kali ini menciptakan aturan dan logika yang mengatur bagaimana tugas-tugas itu harus dilakukan. Sebagai hasilnya, dikembangkan program perangkat lunak dengan aturan dan logika bisnis yang telah ditentukan.
Jenis business process automation ini memberdayakan karyawan dan pemimpin departemen untuk mengotomatisasi proses agar lebih efektif mengelola saat karyawan perlu bekerja, bagaimana mereka harus bekerja, dan waktu yang dihabiskan untuk proyek.
Process Automation
Process Automation merupakan kombinasi yang saling melengkapi dari proses task automation dan workflow, memeriksa proses secara end-to-end untuk mengidentifikasi sebanyak mungkin peluang otomatisasi.
Konsep process automation berfokus pada seluruh pengalaman yang terkait dengan area yang ingin diotomatisasi oleh perusahaan, jenis business process automation lengkap yang memungkinkan organisasi untuk mengirimkan produk atau layanan mereka secara efektif kepada pelanggan dan membuat pekerjaan di belakang layar menjadi lebih mudah bagi staf.
Ruang lingkup process automation bisa sangat luas. Banyak perusahaan memulai dengan menggunakan dukungan teknologi automation pada tugas sederhana hingga proses yang membutuhkan otoritas tingkat tinggi di departemen, seperti data capture dan expense approval. Di sisi lain, organisasi mengotomatiskan aktivitas lintas fungsi yang lebih kompleks, menggunakan teknologi canggih untuk menangani proses event-driven, mission-critical, hingga business core.
5 Manfaat Business Process Automation (BPA)
1. Peningkatan Efisiensi Operasional
Salah satu manfaat terbesar dari business process automation adalah jumlah waktu yang dapat dihemat daripada melakukan proses bisnis tertentu secara manual. Selain itu, automation juga memfasilitasi identifikasi dan koreksi kesalahan dan kemacetan dalam workflow. Ini berkontribusi pada efisiensi proses yang lebih tinggi secara keseluruhan.
2. Manajemen Dokumen
Mengurus data dan dokumen bisa menjadi mimpi buruk dengan proses manual atau digital. Memindahkan data secara manual dapat memakan waktu dan meningkatkan potensi kesalahan.
Implementasi automation bermanfaat merampingkan manajemen dokumen secara menyeluruh, membuatnya mudah. Proses data organization dan retrieval menjadi lebih sederhana. Confidential Data menjadi lebih aman dengan sistem role-based access (kontrol akses berbasis peran). Informasi yang akurat bergerak dengan lancar antar proses, meningkatkan produktivitas karyawan dengan pesat.
3. Meningkatkan Employee Satisfaction
Organisasi yang mengandalkan teknologi untuk business process automation juga melihat peningkatan produktivitas. Alasan utamanya adalah automation software dapat menangani banyak tugas secara bersamaan, sehingga mempercepat proses.
4. Memastikan Standar Kepatuhan (Regulatory Compliance) Dijalankan
Setiap bisnis di setiap industri memiliki seperangkat aturan organisasi, peraturan pemerintah, dan kebijakan yang telah ditentukan sebelumnya yang harus mereka ikuti. Namun, melacak dokumentasi dan dokumen secara manual bisa jadi membosankan dan rumit. Perangkat lunak otomatisasi proses bisnis dapat membantu mengumpulkan dan melacak data organisasi secara otomatis untuk memastikan bahwa bisnis Anda mengikuti berbagai peraturan tata kelola dan compliance serta menetapkan prosedur standar untuk memantau berbagai proses bisnis.
5. Menciptakan Layanan Pelanggan Yang Lebih Baik
Semenjak era digital transformation yang sangat kompetitif. Seringkali, Kenyamanan dan akses cepat ke produk dan layanan merupakan hal paling penting bagi pelanggan.
Business Process Automation memungkinkan waktu respons yang lebih cepat, personalisasi berbasis data, dan konsistensi di berbagai channel. Sebagai hasilnya, ini meningkatkan pengalaman pelanggan dan membantu perusahaan membedakan diri mereka dari pesaing.